コロナ禍で加速するデジタル化と国のデジタル庁設立など、社会全体のデジタル・トランスフォーメーション（DX）が求められています。
行政書士も電子申請に対応する業務が今後増える可能性があると思いませんか？
この記事では、行政書士の電子定款認証業務について約１０分で読める記事となっています。
電子定款認証業務について、準備するもの、電子定款認証のやり方がわかります。
電子定款認証について
電子定款認証について、基本的なことの再確認をしてみましょう。
行政書士が業務として請け負った場合の報酬額とその他費用についても確認します。
電子定款認証とは
定款は、法人設立の際に作成されるその法人のルールブックで、記載内容は次の通りです。
- 絶対的記載事項・・・事項法律上必ず記載しないと定款が無効となるもの。商号、目的、本店所在地など
- 相対的記載事項・・・定款に記載しないと効力が生じないもの。取締役会、監査役の設置など
- 任意的記載事項・・・記載するかしないか当事者に任されているもの。株主総会の議長など
定款を紙ではなく、電子申請で作成認証することが「電子定款認証」です。
電子定款認証と設立登記のオンライン同時申請「スーパー・ファストトラック・オプション」という制度があります。
公証人にする電子定款の認証と法務局にする設立登記の申請をオンラインで同時に行うことです。
便利な制度でありますが、行政書士は登記業務ができないので同時申請を取扱うことができません。
行政書士報酬額とその他費用
電子定款認証と紙での定款認証との大きな違いは印紙代です。
紙での定款認証は4万円の印紙代がかかるのに対し、電子定款認証ではこの印紙代がかかりません。
行政書士が業務で請け負う場合は、この4万円を報酬額にする方が多いです。
| 電子定款認証 | 紙での定款認証 | |
|---|---|---|
| 定款作成代 （報酬額） | 40,000円 | 0円 （本人申請の場合） |
| 印紙代 | 0円 | 40,000円 |
| 定款認証手数料 | 50,000円 | 50,000円 |
| 謄本手数料 | 約2,000円 （250円/枚） | 約2,000円 （250円/枚） |
| 定款認証のお客様負担額 | 約92,000円 | 約92,000円 |
紙で本人が定款認証手続きをする費用と同額で、行政書士が代理で定款認証手続きすることができます。
行政書士がかかわることで「お客様にとっては、時間的な余裕ができる」というメリットがあります。
これ以外に、設立登記で登録免許税15万円と印鑑作成代や印鑑登録証明書代がかかります。
定款認証をはじめる準備
電子定款認証は、すぐに初められる業務ではありません。
取得するものやパソコンの設定があります。
パソコン操作に慣れていないと大変な部分がありますが、詳しく見ていきましょう。
行政書士電子証明書の取得
行政書士の電子証明書を取得しなくてはいけません。
日本行政書士会連合会が推奨しているのは、セコムの電子証明書（セコムパスポート for G-ID）です。
セコムの電子証明書の利用料金は、
- 2年 14,000円（税込 15,400円）
- 3年 21,000円（税込 23,100円）
※商工会議所の会員、または商工会議所の証明書をご利用中の場合、割引価格があります。
電子証明書の申込みに必要な書類は、
- 利用申込書（ホームページで入力し、印刷します）
- 住民票
- 印鑑証明書
- 利用料金の振込明細（コピー可）
書類に不備がない場合は、10営業日以内に証明書が受け取れます。
この電子証明書は電子定款認証だけでなく、他の行政書士業務でも使用可能です。
- 自動車保有関係手続のワンストップサービス（OSS）
- e-Gov電子政府の総合窓口
- 国税電子申告・納税システム(e-Tax)
- 地方自治体の電子申請サービス（詳細は下記のリンクを参照くださいｓ）
その他の行政書士電子証明書が対応しているシステムはこちらを参照してください。
申請用ソフトのインストール
法務省の「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと供託ねっと」から申請用システムのダウンロード（ソフトウェア）（操作手引書）をクリックして、ソフトウェアをダウンロードします。
申請用総合ソフトに必要なパソコンのスペックは次の通りです。
- CPU 800MHz以上（推奨）
- メモリ 1GB以上（推奨）
- ディスプレイサイズ 1024×768以上（必須）
- ハードディスク 300MB以上の空き容量（必須）
| Windows8.1 32bit版及び64bit版 | Windows10 32bit版及び64bit版 | Windows11 64bit版 | |
| Internet Explorer11 | ◯ | – | – |
| Microsoft Edge | – | – | ◯ |
| Google Chrome | – | ◯ | ◯ |
| .NET Framework4.8 | ◯ | ◯ | ◯ |
| Adobe Acrobat Reader DC | ◯ | ◯ | ◯ |
ちなみに、ソフトをダウンロードした「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと供託ねっと」からは、登記事項証明書の請求申請が可能です。
土地や建物、法人の登記事項証明書が欲しい場合は、こちらから請求しておくと法務局での待ち時間が減るので便利です。
PDF作成変換ソフトと署名プラグインのインストール
電子定款認証をするには、作成した定款しPDF作成に変換して、証明書をつける必要があります。
推奨されるPDF作成変換ソフト
- Adobe Acrobat DC（Standard，Pro）
- SkyPDF Professional 2016
- SkyPDF CA EDITION V6.0.1
証明書をつけるためのPDF署名プラグインは、「登記・供託オンライン申請システム 登記ネット供託ねっと」からダウンロードできます。
こちらのプラグイン（Signed PDF）は、PDF作成変換ソフトにアドインすることで、電子署名機能を付加するソフトウェアです。
有償の署名プラグインソフトもありますが、法務省が無料で配布している「Signed PDF」でも動作や電子申請手続きに問題ありません。
プラグインのインストールが完了したら、職印を画像で保存して、証明書の画像として登録します。
環境設定から、電子署名を選択し、表示方法として登録しておきます。
ソフトウェアのバージョンによっては、設定画面が異なることがあります。
電子定款認証の流れ
いよいよ電子定款認証の業務を受注したら、定款の作成に入ります。
お客様によっては法人設立の日を決めている方もいますので、電子定款認証はスムーズに進められるように手続きの流れを確認してみましょう。
定款認証原案の作成
お客様との打合せで、定款内容の確認は済んでいるものとします。
定款に雛形が日本公証人連合会のHPにあります。
設立する会社の規模によって記載内容の異なる記載例があるので便利です。
Wordなどで定款案を作成したら、公証人に点検を依頼します。
同時に「実質的支配者となるべき者の申告書」の申告もしておきます。
「実質的支配者となるべき者の申告書」の様式も日本公証人連合会のHPにあります。
PDFに変換後、電子署名する
公証人の点検が完了したら、PDFに変換（PDFとして出力）します。
PDFソフトでの電子署名のやり方を設定画面で説明します。（ソフトウェアのバージョンによっては、表記が異なることがあります）
署名プラグインソフトを法務省が無料で配布している「Signed PDF」を使っていると、電子署名の有効性の検証ができません。
そのため、上記にある「少なくとも1つの署名に問題があります。」と表記されますが、動作や電子申請で問題になることはありません。
電子定款認証の申請
電子署名が完了したら、電子定款認証です。
「電子定款原案の作成」にて、あらかじめ公証役場に連絡をしてありますので、そのまま申請ソフトで進めます。
公証役場で受け取り
電子定款認証が完了したら、公証役場で定款の謄本と電子データを受け取ります。
訪問する際の持ち物は以下のものがありますが、詳細は個別に確認してください。
謄本手数料も事前に確認できます。
- 委任状と定款を割り印したもの
- 発起人全員の印鑑証明書
- 行政書士の資格証
- 行政書士の免許証（本人確認書類）
- 認印
- 定款認証手数料 50,000円
- 謄本手数料 2,000円程度
- CD-R 1枚（電子定款データ保存用）
電子定款認証は行政書士のおすすめ業務です
電子定款認証の報酬額は、お客様が印紙代と帳消しできる40,000円が多いことをお伝えしました。
準備するものとしては、
- セコムの電子証明書（セコムパスポート for G-ID）を取得する
- 申請用総合ソフトを法務省のページからダウンロードしてインストールする
- PDF変換ソフトとPDF署名プラグイン（法務省）をインストールする
定款を作成したら、電子証明書をつけて、申請用総合ソフトでオンライン申請する方法を確認しました。
使用した電子証明書は、その他の業務でも使用できます。
今後は、ますます電子申請の業務も増えていくことが予想されます。
私の場合は、見積書や請求書をメールで送信するときにも電子証明書をつけて送付します。
印影がついた見積書や請求書になるため、かっこよくないですか？
時代に乗り遅れないように、電子定款認証に対応していきましょう。