行政書士事務所は複合機が絶対に必要！開業から準備するべき３つの理由

2022年12月13日2023年9月5日

こんな方におすすめ
・開業時から複合機を準備するか迷っている
・複合機はコスパが悪いと思っている

複合機は、開業時から絶対に準備しておくべきです。

１３年行政書士事務所を運営してきて、複合機はなくてはならないものです。
開業当初は家庭用のプリンタを使いましたが、業務効率が悪く1ヶ月で複合機に乗り換えました。

わざわざコンビニまで印刷に行く、印刷やスキャナに時間がかかる、FAXでやり取りができないなど、複合機がないと困ってしまうことばかりです。
私は複合機を導入したら業務効率が格段にアップし書類の質も上がり、結果的にコスパも良くなりました。

この記事では行政書士事務所に必要な複合機の機能、複合機を導入する理由、複合機の選び方がわかります。

複合機を導入することで、ストレスなく業務の効率が格段に上がります。
そして、申請書類や納品書類の品質が向上し、お客様からも「行政書士に頼んで良かった」と感謝されます。

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行政書士事務所で複合機に必要な機能

行政書士は、許認可申請だけで約10,000種類を超えると言われています。
これだけの業務の種類がある行政書士の仕事で、欠かせない複合機の機能をお伝えします。

ADF機能（自動原稿送り）
A3印刷、A3スキャナー
FAX
印刷スピードが早い
できれば欲しい機能（両面印刷、PDF変換、外部接続、Wi-Fi）

ADF機能（自動原稿送り）

ADF機能とは、自動原稿送り機能です。

1日で100枚以上をコピーすることもあるので、この機能は必須と言えます。
大量の預かり書類をスキャンする場合も、この機能がなく1枚1枚セットすることを考えると時間効率が全然違うことが容易に想像できます。

A3印刷、A3スキャナー

A3サイズの書類は思っているよりも使います。
開業前にイメージしていたものと一番ギャップがあった部分です。

私がすぐに複合機を導入することになった理由が、A3サイズの書類の取り扱いが不便だったからです。

A3サイズの書類の例
・各種図面（平面図、立面図、測量図など）
・公図
・地図
・2in1印刷（A4サイズを2ページまとめてA3サイズ1枚に印刷する）

複合機がないと、A3サイズを印刷するのにその都度コンビニに印刷に行きます。
A3サイズの書類をスキャンするのに、A4サイズで2枚としてスキャンします。

書類として不格好ですし、事務所の控えとしても後から見ずらくなり不便を感じます。

FAX

今どきFAXなんて、と思う方もいるかも知れません。
行政書士はFAXでのやり取りが意外とたくさんあります。

FAXやり取りの例
・客先との連絡事項
・行政とのやり取り
・行政書士会や支部からの通知

複合機はFAX機も兼ねています。
家庭用プリンタとFAX機を別々で準備すると、設置場所に困ります。
複合機は設置スペースを最小限におさえることができます。

印刷スピードが早い

家庭用プリンタではインクジェットが大半です。
インクジェットよりレーザーの方が印刷スピードが断然早いです。

1分あたりの印刷枚数
一般的なインクジェットプリンタ：約14枚
一般的なレーザープリンタ：約23枚

印刷スピードが約1.6倍です。
申請書として100枚印刷することを考えると、
一般的なインクジェットプリンタ：約7分
一般的なレーザープリンタ：約4分

毎回印刷時間が3分ので、業務効率としてはかなりの時間をロスしていることがわかります。

できれば欲しい機能

必須ではありませんが、あったらいいなと思う機能をご紹介します。

両面印刷

通常の複合機であればついているものが多い機能です。
両面印刷ができる家庭用プリンタは、それほど多くありません。

両面印刷が必要な申請書類がある場合や書類の印刷枚数を抑えたい場合に役に立ちます。

FAXのPDF変換

とても便利な機能です。
どうしても紙で印刷したいもののみを印刷することで、用紙を節約できます。

FAXDMが毎日くるので、この機能があると経費削減に繋がります。

FAX受信を外出先から確認

受信したFAXをクラウドに保存などして外部から確認できます。

行政書士は、日中はほとんど外出しています。
客先からの急なFAXにも対応するため、外出先から確認できると喜ばれます。

Wi-Fi

事務所をワイヤレス化するために、事務所内の見た目をこだわる場合に欲しい機能です。

複数のパソコンを使用することもあるので、Wi-Fiで複数のパソコンから同時に接続できると便利です。

複合機を開業から準備するべき３つの理由

業務を行うのに欲しい機能がわかりました。
この機能がないと、どうなるのか？

複合機がない場合に、業務効率が悪く、ストレスが溜まってしまいます。
行政書士の業務をするには、複合機がなくて困ることが多いです。

複合機を開業から準備するべき理由は3つあります。

複合機を開業当初から導入する理由
・複合機を必要とする業務が多い
・家庭用プリンタでは業務に支障がでる
・コスパが良い

複合機を必要とする業務が多い

複合機が必要な業務の一例をあげます。

土地関係の許認可（図面や地図、公図などA3サイズの書類が多数ある）
飲食店営業許可（図面が必要）
古物商許可（図面の提出を求められることがある）
産業廃棄物収集運搬業許可（配置図や公図が必要）
契約書（2in1印刷でA3サイズで印刷することがある）

すぐに思いつく業務を列記しましたが、この業務を全て受注しない方はいないでしょう。
行政書士には複合機が必須だとわかります。

家庭用プリンタでは業務に支障がでる

申請書類を準備する時は、印刷スピードが大事です。

行政書士は、夜や週末の空いた時間で書類作成することになります。
印刷にはあまり時間をかけたくありません。
レーザー複合機であれば、時間効率は抜群です。

コスパが良い

複合機と家庭用プリンタのメリット、デメリットを比較してみます。

	メリット	デメリット
複合機	必要な機能がそろっている印刷スピードが早いランニングコストを削減できるリースで最新機種を維持できる	設置スペースを選ぶリースだと毎月費用がかかる
家庭用プリンタ	本体サイズが小さい既に持っている方が多い写真印刷はきれい消費電力が少ない	印刷スピード遅いない機能はコンビニなどを利用する必要があるインクカートリッジが高い

次の費用面での比較をしてみます。
複合機については、私の事務所での費用を記載します。

	毎月の費用（ランニングコスト）	5年使用した合計の費用
複合機	20,000円（リース費用月額）	1,200,000円
家庭用プリンタ	インクカートリッジ 6,000円（2ヶ月に1回）時間のロス15分/日	初期費用（購入費用）60,000円インクカートリッジ 6,000円×30＝180,000円時間ロス時給2,000円×15分×365日×5年 912,500円合計　1,152,500円

複合機を5年間リースした場合、月額20,000円として合計費用は1,200,000円になります。

家庭用プリンタの場合、
購入費用60,000円
インクカートリッジを2ヶ月に1回6000円で交換して、5年で合計180,000円
印刷スピードや機能ないことでロスした時間は1日15分とすると、5年間で456時間
行政書士の時給を2000円とすると5年間で912,500円です。
家庭用プリンタの合計費用は、1,152,500円になります。

5年間での費用をみると、ほとんど変わらないことがわかります。
費用面で変わらないならば、機能の多い複合機が良いと思いませんか？