行政書士に必要なパソコンスキルをレベル毎にご紹介｜開業までにこのスキルがないといけない

こんな悩みを解決します。
・これから行政書士として開業するのに必要なパソコンスキルが知りたい
・行政書士として困らない業務で役立つソフトを知りたい

行政書士の開業に向けて、少しでもパソコンスキルを身につけておきたいと思いませんか？

デスクワークでパソコンスキルは必須です。
行政書士業務をするのに、どの程度のパソコンスキルが必要かお伝えします。

日本行政書士会連合会によると、行政書士の許認可業務での書類は1万種類を超えると言われています。
そのほとんどの書類はパソコンで作成するものです。

行政書士として開業しても、パソコンスキルがないと仕事をすることができません。
同じ仕事をするにも、パソコンスキルがあれば仕事の効率が上がります。

この記事では、行政書士に必要なパソコンスキルを確認し、仕事で使える便利なソフトもご紹介します。
パソコンスキルを身につける方法を最後にご紹介します。

最低限レベル：これができないと仕事ができない

行政書士でなくても、事務職であれば最低限のレベルです。
これができないと仕事ができないので、開業までにはこのレベルをクリアしておきましょう。

ブラインドタッチ

人差し指で1つずつキーボードを押していては書類作成ができないのと同じです。
仕事を受けても、寝る時間を削って仕事をすることになります。

目安は、10分間で300文字。
ワープロ検定3級レベルです。

慣れたらなんてことない文字入力ですが、覚える時は大変です。
タイピングゲームで練習すると楽しく覚えることができます。

メールの送受信

業務にメールは欠かせません。

メールアドレスがない方は、今すぐに準備してください。
YahooやGoogleで無料のフリーメールがすぐに作ることができます。

できれば専用のドメインでメールアドレスを作ると良いですが、最低限レベルであればフリーメールでも構いません。

メールの送受信は、文書や写真の添付、受信したデータをフォルダ管理できるようにしましょう。

文書の印刷、PDF印刷

申請書を作成したら提出用に印刷します。

A4印刷だけでなく、A3での印刷、A4で1枚2ページ印刷、両面印刷くらいはできないといけません。

ワードやエクセルで作成した文書を、PDF印刷する方法も練習しておきましょう。

普通レベル：仕事で困ることがあまりない

最低限のレベルはクリアしている方は、次のレベルを目指しましょう。
以下は、仕事で困ることがあまりない普通レベルです。

ワードやエクセルで自由に編集できる

申請書は、テンプレートとしてホームページに掲載されていることもあります。

ダウンロードして使用しますが、使いにくいテンプレートであることも多いです。

• 入力スペースが足りない
• 印刷で1枚におさまらない
• フォントが崩れている

これらの対応がスムーズにできないと、体裁を整えるだけで時間がかかってしまいます。
紙でもらった書式を1から作成したほうが速いようでは業務に支障が出ます。

オフィスソフトはGoogleドキュメントや互換性ソフトがあります。
事務所で書類作成であれば、値段で決めても良いです。
取引先と書類データでやり取りしながら修正していくのであれば、変更履歴を残したり特定の機能が使えたりするのでMicrosoft製をおすすめします。

マイクロソフト Microsoft 365 Personal 価格：14,899円（税込、送料無料) (2023/10/3時点) 楽天で購入

ソフトの設定ができる

業務によっては専用ソフトを使用することもあります。

基本的なメールソフト、ワード、エクセルなども自分で好みの設定にできるくらいにはなっておきましょう。

セキュリティ

行政書士は個人情報を扱う仕事なので、セキュリティは十分な対策が必要です。

パソコンにセキュリティソフトはインストールしていますか？
更新をしっかりとしていますか？

セキュリティソフトは最新バージョンでないと意味がありません。

セキュリティソフトがない方は、こちらの無料体験版をインストールしてみましょう。
Chatwork株式会社が販売しているので安心ですね。

ESETセキュリティソフトの公式サイトはこちら。↓↓↓

無料体験からはじめる総合セキュリティソフト

メールの知らないリンクをクリックしたり、知らないHPからダウンロードしていませんか？
パソコンスキルとは少し違いますが、ネットリテラシーも含めてセキュリティ対策と考えておきましょう。

プロレベル：同業者からも頼りにされる行政書士

普通レベルをクリアしたら、プロレベルにスキルアップしましょう。
同業者からも頼りにされる行政書士は、仕事面でも頼りにされます。

ショートカットやコマンドを使う

書類作成時間を短縮する方法は、ソフトのショートカット機能をマスターすることです。

ショートカットを使うと、入力のミスが減り、入力時間が減り、仕事のクオリティが上がります。

普段から「もっと簡単に入力できないかな？」と考えると、ショートカットを覚えやすくなります。

私もユーチューブで日々勉強しています。

ネットワークの設定

事務所のネットワークの設定は自分でできますか？

ノートパソコンを持っていれば、外出中でWifiの設定も必要になります。

従業員が増えれば、事務所内ネットワークの設定が不可欠です。

例えば、事務所の複合機に不具合がある場合、ネットワークの設定がわかればすぐに対処することができます。
いそがしいときに限って複合機の不具合がでます。
その都度、業者を呼んでいては思うように仕事ができません。

ホームページを自社で作成

ホームページを自身で設定、作成できると集客をコントロールすることができます。

私の場合は、立ち上げのデザインを業者にお願いして、日々のコンテンツ作成とアセス管理は自分でしています。

ホームページが自分でできると、やりたい仕事ができるようになります。

ホームページの作り方は以下の記事が参考になります。

問合せが来る！行政書士が集客するホームページの作り方

仕事で使えるソフト

パソコンスキルは仕事の効率に直結することがわかりました。
スキルを活用するために、どんなソフトを使ったらよいのでしょうか？

私が使ってよかったソフトをおすすめソフトとしてご紹介します。

メールソフト、ブラウザ

メールソフトとブラウザはMozillaを使っています。
ThunderbirdとFirefoxはとても使いやすく、愛用しています。

自分好みにカスタマイズもできるものが良いです。

メールをGmailを使うのであれば、Google Chromeが便利で使いやすいです。

ワード、エクセル

ワードやエクセルのオフィスソフトは言うまでもなく必須です。

パソコンを購入するときに、すでにインストールされているものもあります。

マイクロソフト製でなくても、Kingsoftなどのサードパーティ製でも問題ありません。

私はこちらを利用して、全く不便に思ったことがありません。↓↓↓

専門業務ソフト

業務によっては専用ソフトを必要とします。

パソコンスキルがあってもインストールなどの設定で時間がかかることがあります。
使い方は慣れればどのソフトでも簡単に使いこなすことができます。

専用ソフトとして使用しているものの一例です。

建設業	ワイズ公共データシステム　電子申請支援システム
オンライン申請	法務省　申請用総合ソフト
会計ソフト	やよいの青色申告オンライン
図面ソフト	JW-CAD（無料）
車庫証明	MAP132

合わせて読みたい
・Jw-cadの使い方　～事前準備と設定編～
・Jw-cadの使い方　～インストール・基本操作編～【車庫証明の図面が書ける】
・Jw-cadの使い方　～よく使う操作編～【農地転用の図面が書ける】
・Jw-cadの使い方　～応用操作編～【風営法の図面が書ける】

自力でコツコツ覚えるしかない

行政書士に必要なパソコンスキルをレベル毎にご紹介しました。

これから開業する方は、最低限レベルのパソコンスキルは身につけておきましょう。

ブラインドタッチは、タイピングゲームなどで遊びながらすると上達スピードが早くなります。
メールを持っていなければ、すぐにGmailを作りましょう。
印刷に自信がない方は、このページを紙とPDFで印刷してみましょう。

その後は、普通レベル、プロレベルとスキルアップを目指します。

やりながら覚える部分が多いですが、ユーチューブなどでも役立つものがあるので探してみましょう。

最低限レベルに達していなければ、オンライン講座などを利用しよう

すぐに仕事をするには、ワードとエクセルのスキルは必須です。

まだ初心者だから自信がないと言う方は、オンライン講座などを活用すると時短でスキル習得ができます。

例えば、以下のBizLearnは低額で初級レベルから学ぶことができるので、公式サイトを確認してみましょう。